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打電話 轉接留心露隱私

案例一

    是個男的

    「喂,王姐,你的電話,是個男的」。小趙接了一個電話,大聲地招呼王姐過去接電話。整個辦公室的人都聽到了有個男的找王姐,大家都抬起頭來看著王姐。王姐非常不好意思地過去接電話。

    案例二

    刨根問底

    「請問,李先生在嗎?」李先生的愛人聽到電話裡一個年輕女士的聲音找自己的愛人,立刻提高了警覺:「你是誰啊?哪個單位的?你找他有什麼事嗎?你怎麼知道我們家電話的?」打電話的女士一聽對方愛人刨根問底的,而且覺得這種問話方式簡直是在污辱自己,她馬上說:「沒什麼事,不用找了!」

    案例三

    小道消息

    小麗接到一個電話,「幫我叫一下小飛。」小麗聽出是局長的聲音,她趕緊把小飛叫來,自己就在不遠處豎起耳朵聽電話,她聽到小飛說「好,我馬上去您辦公室。」小飛匆匆走了。小麗立即跑到張大姐那裡:「張大姐,局長叫小飛去一趟,一定是他那天喝醉酒打人的事被局長知道了,這還不得嚴厲處分,弄不好開除呢。」過了幾天,單位裡都在傳小飛喝醉酒打人被局長狠狠批評了。

    轉接電話拿著話筒和放下話筒一個樣

    很多人在拿著話筒時,通常會比較注意自己的語言,會說「您找哪位?請您稍等。」放下電話找人時,往往忘了對方也能聽見,變得隨心所欲,就像前面案例中所說的,變成了「是個男的」,或者說「一個有外地口音的人」,「一個聲音挺嬌的小姑娘」。當對方在電話裡聽到這些形容方式時,會感到不愉快。因此轉接時,要同樣用客氣的方式叫人,或者應該用手捂上話筒,注意隔音。

    做好電話記錄

    如果對方要找的人不在,要盡量做好電話記錄工作。記錄內容包括什麼人、什麼時間打的電話、大概是要說什麼事(如果對方不願意不必強問)、對方有什麼要求(一看到字條馬上回電話,還是晚上再打電話等)。通常很多人在轉接電話時不予記錄或者記錄得非常簡單,只有一個姓和一個電話號碼,這樣對方要找的人工作繁忙的話,這種電話可能得不到及時回復。

    確認對方姓名身份盡量用褒義詞語

    替人轉接電話,確認對方姓名時,盡量要用褒義詞語。不要脫口而出,用習慣用語去確認對方的姓名。比如「您姓孫,是孫子的孫嗎?」「您姓冷,是冷淡的冷嗎?」諸如此類,讓對方聽了感到不快。其實可以改成「是孫子兵法的孫嗎?」「是冷熱的冷嗎?」在記錄對方電話號碼時,則一定要重複,以免記錯。

    未經要接電話者同意不要輕易將手機號碼告訴對方

    轉接電話時,如果來電者要找的人不在,對方詢問手機號碼時,轉接者一定要經過要接電話者同意才能把手機號碼

    告訴對方。否則可能嚴重干擾到要接電話者的工作或生活。

    講究口德不亂傳閒話

    如果轉接到了一個敏感人物的電話,比如大家懷疑某某跟某某有特殊關係,恰好某某打電話找某某時被你接到了,這種時候千萬不要捕風捉影,不要去轉告第三人「誰給誰來電話了」,更不能在旁邊偷聽對方的電話內容。不論是緋聞還是面對關係過於緊密的上下級,接電話者都不能妄自猜測,隨意傳播。就像案例中所說的小飛的例子,隨意猜測傳播嚴重破壞了正常的人際關係。

    轉接電話應把握好分寸

    專家觀點

    轉接電話不僅是幫忙叫人和記錄來電者姓名和電話號碼,它實際是一個如何處理好自己與來電者、自己與要接電話者之間關係的重要表現。因此轉接電話需要一個職業性處理。一方面要清楚有效地把電話轉接出去,另一方面不能給來電者留下不良印象,也不能給要接電話者帶來麻煩。該你說的不該你說的應把握好分寸。
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